Autotour: Komplexní řešení pro autopůjčovny

O Pavel Svoboda – autotour

autopůjčovna středního rozsahu s flotilou vozů různých kategorií o velikosti 130 vozidel. Portfolio služeb Autotour zahrnuje zejména dlouhodobé pronájmy a operativními leasing, které jsou doplněny krátkodobými zápůjčkami vozidel pro různé využití. Pro komplexní správu obchodní agendy jsme v procesu inovací interních procesů začali v roce 2014 hledat souhrnné řešení, které by nám do budoucna zjednodušilo práci, a navíc vše centralizovalo do jednoho systému.

Popis výchozího stavu

Jak to celé začalo?

„V prvotní fázi před nasazením C- Rental byl zvolen rezervační systém s přijatelným poměrem cena/výkon pouze na přechodnou dobu než budeme schopni vytvořit vlastní systém. Ovšem v roce 2016 jsme po důkladném průzkumu všech dostupných možností zvolili systém C-Rental. Možnost importů a exportů dat nás velmi lákala a taktéž byla plánovaná propracovaná verze CRM systému, který by splňoval všechny naše požadavky.“

5 zásadních problémů, které měl Vistos CRM vyřešit

• Možnosti importů a exportů dat
• Jednoduchá správa Služeb, Vozidel a Rezervací
• Centralizace služeb a celé obchodní činnosti firmy
• Vlastní nastavení přístupových práv pro různé skupiny uživatelů dle potřeby
• Integrace s dalšími systémy: Bankovnictví, Fakturace, Účetní systém

5 požadavků na systém

• Fakturace a kontrola plateb vč. automatické návaznosti na poštovního klienta
• Vyřešení Kontroly a aktualizace záznamů v terénu
• Přístup z mobilního telefonu nebo tabletu vč. Zjednodušení, vytvoření a přikládání fotografií
• Elektronické podepisování smluv přímo u zákazníka
• Rozdělení práce pomocí „ticketů“ mezi jednotlivé zaměstnance autotour

Smysl fungování

Hlavní úspěch přišel při migraci na novou verzi, která je moderní a programována jako systém CRM s nekonečnými možnostmi úprav či doplňků a umožňuje tolik potřebná propojení s bankovnictvím, fakturací, účetními systémy, čímž splňuje naše představy o komplexním systému pro autopůjčovny.

Systém zvládá veškerou činnost od objednávky, správy služeb či produktů, rezervací, až po fakturaci a kontrolu plateb i s automatickou návazností na poštovního klienta, provádět ve Vistosu. Lze zde také rozdělovat práci pomocí tzv. „ticketů“ mezi jednotlivé zaměstnance a samozřejmostí je volba přístupových práv dle potřeby.

Cloudový systém Vistos Car Rental do naší firmy přinesl mnoho benefitů zejména díky možnosti přístupu odkudkoliv, což umožňuje řešit kontrolu a aktualizaci záznamů v terénu. Přístup z mobilního telefonu nebo tabletu zjednodušuje přikládání fotografií, nebo například elektronické podepisování smluv přímo u zákazníka.Konkrétní přínosy vidíme především v centralizaci celé agendy, kdy je velmi snadné dohledat jak dílčí kroky každého procesu, tak například související dokumenty a náležitosti, které by bez Vistos CRM bylo nutné komplikovaně hledat jinde.

V současné době stále nevyužíváme všechny možnosti systému a přes to je viditelné zvýšení efektivity práce, což dokládá nárůst obratu o téměř 14%, přičemž počet zaměstnanců zůstal zachovaný.

Cíl realizace

Cílem bylo získat komplexní systém obsahující veškeré funkcionality na jednom místě, které by přispívali k zjednodušení a zefektivnění chodu společnosti a zároveň flexibilnosti k možným budoucím úpravám.

V minulosti se procesy jako například servisy vozidel, plánované údržby, přezouvání, technické kontroly plánovali v odděleném kalendáři, což bylo nepřehledné. Vistos pomohl dostat i zdánlivě nesouvisející procesy do jedné aplikace, která dokáže upozornit na kolize a navíc je přehledná.

Není to jen o rezervacích samotných, ale o kompletních servisních kartách vozidel, evidenci pojistek, dokumentaci kilometrů, knihách jízd a neomezenými možnostmi hlášení v případech dosažení hraničních datumů a podobně. Systém je velmi rozsáhlý a díky možnostem personifikace jistě vyhoví každému.

Průběh implementace

1. Průzkum a analýza potřeb zákazníka: Nejdříve jsme se sešli se zástupci autopůjčovny a provedli průzkum, abychom pochopili jejich aktuální procesy a potřeby. Diskutovali jsme o tom, jaké funkce by chtěli, jaké problémy řeší, a jakým způsobem náš software může jejich provoz zefektivnit.

2. Plánování a navrhování: Na základě získaných informací jsme vytvořili plán implementace a začali navrhovat konkrétní řešení. To zahrnovalo určení funkcí softwaru, uživatelského rozhraní, databázové struktury a dalších technických aspektů.

3. Customizace a Vývoj: Po schválení návrhu jsme začali s customizací CarRentalu. V této fázi jsme pracovali na programování, testování a ladění jednotlivých funkcí a komponent softwaru.

4. Testování a ladění: Po dokončení vývoje jsme provedli testování softwaru. Testovali jsme provedené customizace a uživatelskou přívětivost. Identifikovali jsme a opravili všechny chyby a nedostatky.

5. Podpora a údržba: Po nasazení softwaru jsme poskytli zákaznickou podporu a údržbu. To zahrnovalo odpovídání na dotazy, řešení problémů.

Přínosy

• Autotour procesy v jedné aplikaci
• Rezervace a servisní karty vozidel
• Cloud CRM služba